Hướng dẫn cách soạn và gửi email cho khách hàng

Bài viết này hướng dẫn nhân viên gửi email theo chuẩn đúng quy cách.

Đây là một mẫu email theo chuẩn của chúng ta

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Kính thưa Quý khách!

Quý khách vui lòng phản hồi vào câu hỏi trước để chúng tôi hỗ trợ.

Trân trọng

Phòng kỹ thuật - Chồi Xanh Media

Email: support@choixanh.net

========================

Chồi Xanh Media - Support Team

http://support.choixanh.net

Add: 345/26 Âu Cơ, Phường Phú Trung, Tân Phú.

Tel: 08 3974 3179

Kinh doanh: 88/4 Nguyễn Đình Chiểu, Phường 3, Phú Nhuận.

Tel: 08 39900 798

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Cấu trúc email bao gồm:

• Tiêu đề gửi email
• Nội dung email

Hướng dẫn cụ thể:

1. Cách soạn tiêu đề email:

- Tiêu đề email hay tiêu đề thư phải bao hàm nội dung mà chúng ta muốn nhấn mạnh với khách hàng, để khách hàng có thể cân nhắc xem có nên đọc email hay không, và trong trường hợp bận rộn, khách hàng vẫn có thể biết chúng ta muốn nói gì.

- Lượng ký tự trung bình của tiêu đề nên ngắn hơn 50 ký tự

- Gợi ý:

- Báo giá web trọn gói 1t49

- Bảng đối chiếu công nợ

2. Nội dung email

- Nội dung của chúng ta luôn bắt đầu bằng việc chào khách hàng

- Gợi ý

- Kính gửi anh Nam

- Dear Mr An

- Trong nội dung email phải có vấn đề mà khách hàng quan tâm, và chỉ với mục đích công việc, không nêu lý do cá nhân hoặc tương tự

- Nghiêm cấm xem thường vấn đề khách hàng quan tâm

- Trên banner chỉ thiếu mỗi địa chỉ mà anh gây khó khăn cho bên em...

- Những nội dung sau bị cấm hoàn toàn

- Em cần tiền để đóng học nên anh thanh toán sớm giúp em để công ty trả lương...

- Trang web bên anh sửa nhiều lần, nếu không thanh toán kỹ thuật không sửa tiếp...

- Phải lưu ý khi đưa ra những biện pháp mang tính chất cứng rắn, như tạm ngưng dịch vụ, xoá dịch vụ.

- Những nội dung sau được phép sử dụng

- Nếu anh không thanh toán cho bên em, hệ thống bên em sẽ tự động khoá dịch vụ vào ngày...

- Do chưa nhận được thanh toán nên hệ thống bên em tạm thời khoá web...

- Nếu anh không có nhu cầu duy trì dịch vụ, hệ thống sẽ tự xoá mọi dữ liệu sau ngày... và không thể phục hồi được...

- Cân nhắc đưa số điện thoại của phòng ban để khách hàng liên hệ.

- Nếu anh cần xuất hoá đơn, anh vui lòng gọi vào số 08-39743179 gặp bộ phận kế toán để xác minh thông tin...

- Phần hướng dẫn của em nếu anh chưa hiểu, anh vui lòng gọi vào số của em hoặc gọi vào số 08-39743179 để bộ phận hướng dẫn sử dụng hỗ trợ anh...

- Cuối thư phải có nội dung chữ ký

- Các lưu ý:

Phải sử dụng thông tin của công ty trong nội dung giao dịch

Những vấn đề thuộc về công ty thì sử dụng những từ : chúng tôi, công ty bên em, hệ thống bên em...

Hạn chế sử dụng yếu tố cá nhân trong email