Tất cả mọi giao dịch của Chồi Xanh Media và khách hàng đều thông qua hợp đồng.

Lưu ý rất quan trọng về hợp đồng:

1. Phải giải thích cho khách hàng về quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng được quy định trong hợp đồng.
2. Phải thông báo về các loại chi phí, hóa đơn tài chính cho khách hàng. Hóa đơn chúng ta xuất cho khách hàng là hóa đơn giá trị gia tăng, thuế suất ưu đãi của ngành sở hữu trí tuệ là 0%, không phải hóa đơn thông thường.
3. Phải nói rõ với khách hàng về thời gian hiệu lực của hợp đồng, thời gian hiệu lực của dịch vụ.
4. Trong trường hợp cần thiết, thì hợp đồng mới cần thanh lý, còn mặc nhiên hợp đồng không cần thanh lý.
5. Dịch vụ của chúng ta cung cấp là dịch vụ có giới hạn về thời gian và phải gia hạn, giải thích rõ với khách hàng về điều này. Và chúng ta sẽ phải phục vụ khách hàng tốt nếu chúng ta muốn khách hàng tiếp tục duy trì dịch vụ với chúng ta.
6. Hợp đồng có giá trị khi có chữ ký của hai bên, mà chủ yếu là khách hàng, vì hợp đồng của công ty đã soạn theo mẫu và nhân viên kinh doanh cũng chỉ được phép điều chỉnh các hạng mục về giá bán, thời gian hiệu lực, giá trị hợp đồng theo khung của công ty.
7. Kèm theo dịch vụ mà chúng ta cung cấp là sự quản lý của các cơ quan pháp luật nên phải có bản sao chứng minh nhân dân của khách hàng, trường hợp khách hàng là tổ chức thì không cần bản sao giấy phép nhưng phải có dấu mộc của khách hàng trên hợp đồng.

QUY TRÌNH XỬ LÝ HỢP ĐỒNG

• Nhân viên kinh doanh tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, phân tích chức năng của khách hàng, ra báo giá tổng thể.
• Nhân viên kinh doanh thỏa thuận về giá cả với khách hàng, gửi hợp đồng cho khách hàng, giải thích các điều khoản, quyền lợi và trách nhiệm của các bên với khách hàng. Đồng thời, nhân viên kinh doanh thông báo về số tiền đặt cọc với khách hàng.
• Thông báo cho khách hàng thời gian và địa điểm cũng như các giấy tờ cần thiết cho việc ký hợp đồng, tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng, chú ý nếu ký tại văn phòng của khách hàng thì phải có phiếu thu, giấy giới thiệu (nếu khách hàng yêu cầu). Trường hợp khách hàng ở tỉnh thì thỏa thuận cụ thể về đặt cọc với khách hàng, thông báo rằng khách hàng phải thanh toán chi phí chuyển tiền (nếu có).
• Sau khi thanh lý, có xác nhận của Phòng kỹ thuật và khách hàng, nhân viên kinh doanh có thể nhận hoa hồng.
• Tối thiểu trong vòng 1 tuần sau khi thanh lý, nhân viên kinh doanh phải liên hệ với khách hàng, nếu có phát sinh phải tiến hành xử lý gấp. (Ưu tiên cho khách hàng đã thanh lý)

QUY TRÌNH XỬ LÝ HỢP ĐỒNG GIA HẠN

• Nhân viên kinh doanh thông báo với khách hàng về giá cả và hợp đồng gia hạn.

Thông báo cụ thể với khách về thời gian dịch vụ tạm ngưng và chúng ta không chịu trách nhiệm nếu dịch vụ bị tạm ngưng nếu không gia hạn đúng thời gian

• Gửi hợp đồng qua email cho khách hàng.
• Tiến hành ký hợp đồng gia hạn, thu tiền gia hạn hoặc chuyển khoản.
• Sau khi ký hợp đồng gia hạn, đưa yêu cầu gia hạn dịch vụ, xuất hoá đơn tài chính cho khách hàng.

QUY TRÌNH XỬ LÝ HỢP ĐỒNG MỚI

• Gửi yêu cầu tạo host cho khách hàng
• Gửi yêu cầu đăng ký tên miền hoặc cấu hình tên miền
• Gửi yêu cầu cho nhân viên kỹ thuật tạo khung cho website khách hàng
• Phối hợp nhân viên kỹ thuật đăng bài cho website khách hàng
• Đưa yêu cầu về thiết kế giao diện và banner cho website khách hàng
• Phối hợp với khách hàng thực hiện website của khách hàng
• Thông báo khách hàng phối hợp thực hiện với nhân viên kỹ thuật

QUY TRÌNH XỬ LÝ HỢP ĐỒNG CÓ PHÁT SINH

• Nhận yêu cầu phát sinh từ khách hàng, gửi yêu cầu và phối hợp với các nhân viên thực hiện phát sinh.
• Nếu có phát sinh về giá cả, phải thông báo trước cho khách hàng.

NHỮNG LƯU Ý KHI KÝ HỢP ĐỒNG VÀ CẦN THÔNG BÁO TRƯỚC CHO KHÁCH HÀNG

Nhân viên kinh doanh cần chuẩn bị những phương tiện sau (tối thiểu phải có trừ giấy giới thiệu) cho việc ký hợp đồng

1. Hợp đồng đã thoả thuận với khách hàng
2. Phiếu thu đã thoả thuận với khách hàng về số tiền đặt cọc (trường hợp khách hàng chuyển khoản thì thoả thuận đưa phiếu thu cho khách hàng sau khi khách hoàn thành thanh toán đặt cọc)
3. Name card có tên và số điện thoại của mình được công ty cấp
4. Chứng minh nhân dân của nhân viên kinh doanh
5. Giấy giới thiệu của công ty (nếu khách hàng yêu cầu)
6. Điện thoại được công ty cấp
7. Máy tính

Nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng chuẩn bị những giấy tờ sau

1. Chứng minh nhân dân của người ký hợp đồng, nếu khách là người nước ngoài thì phải có hộ chiếu. Báo với khách là chúng ta sẽ chụp lại hình trên chứng minh nhân dân
2. Giấy phép đăng ký kinh doanh, nếu hợp đồng là tổ chức và yêu cầu đăng ký tên miền Việt Nam. Báo với khách là chúng ta sẽ chụp lại hình giấy phép đăng ký kinh doanh của khách hàng

• Sau khi ký hợp đồng, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng cùng nhân viên kỹ thuật, chăm sóc khách hàng.

1. Gửi yêu cầu tạo host cho khách hàng
2. Gửi yêu cầu đăng ký tên miền hoặc cấu hình tên miền
3. Gửi yêu cầu cho nhân viên kỹ thuật tạo khung cho website khách hàng
4. Phối hợp nhân viên kỹ thuật đăng bài cho website khách hàng
5. Đưa yêu cầu về thiết kế giao diện và banner cho website khách hàng
6. Phối hợp với khách hàng thực hiện website của khách hàng
7. Thông báo khách hàng phối hợp thực hiện với nhân viên kỹ thuật

• Các phát sinh trong việc thực hiện hợp đồng

Quy định chung

• Website phải hoàn thiện và thanh lý trong vòng 4 tuần hoặc tối đa 1 tháng kể từ ngày ký hợp đồng.
• Nếu khách không thanh lý, trong 2 tuần tiếp theo thoả thuận chuyển website cho khách hàng khác.
• Sau 90 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, nếu không thanh lý sẽ bị trừ lương bắng số hoa hồng có thể nhận được từ hợp đồng.

Các phát sinh giao dịch

• Nếu khách hàng cần gặp nhân viên kỹ thuật tại văn phòng, thông báo cho nhân viên kỹ thuật thời điểm khách hàng đến văn phòng (thông thường luôn có nhân viên kỹ thuật ở văn phòng, nhưng cần thông báo vì có thể ngày đó nhân viên kỹ thuật xin nghỉ phép)
• Nếu khách hàng cần gặp nhân viên kỹ thuật ngoài văn phòng, thông báo với khách hàng thời gian làm việc cụ thể. Lưu ý là chi phí cho nhân viên kỹ thuật ngoài văn phòng sẽ trừ vào doanh thu nhân viên bán hàng theo mức lương được công bố. Cụ thể: Hợp đồng với khách hàng có doanh thu net sau khi trừ các chi phí thuê ngoài có giá trị là 10, lương nhân viên kỹ thuật là 1 / ngày, nhân viên kỹ thuật cần gặp khách 2 ngày thì doanh thu net hợp đồng là 8

• Thông báo với khách hàng về các số điện thoại giao dịch